Как организовать конференцию

Организуя конференцию, вы можете преследовать разные цели – закрепить за компанией статус лидера индустрии, отдать дань традициям или обратить внимание на определенную проблему. И вы точно хотите провести ее на высоком уровне. Ниже приводим основные пункты организации подобных мероприятий.

Планирование

Определите аудиторию и цели конференции. Выделите главную тему мероприятия. Подумайте о способах, которым вы будете решать поставленные задачи, соотнесите их со своими ресурсами.

Бюджет

Продуманный бюджет – ключ к успеху мероприятия. Определите расходы, составьте бюджет и придерживайтесь его.

Сперва рассчитайте фиксированные затраты (стоимость аренды, оплата спикерам и т.д.). После подумайте о дополнительных тратах – на случай большего числа участников и других форс-мажоров.

Разработка программы

Размышляя, как организовать конференцию интересной, подумайте о людях, которые к вам придут. В течение дня настрой аудитории меняется. Обычно после кофебрейка и обеда активность падает – следует на это время поставить что-то особое. Например, наиболее харизматичных спикеров или развлекательное шоу.

Продвижение

Начинайте рекламную кампанию за 2-3 месяца до события, даже если еще не знаете имен спикеров и темы. Продвигайте конференцию в специализированных журналах, на интернет-порталах, телевидении. Используйте новостную рассылку партнеров.

Создайте собственный стиль конференции и используйте его для печати буклетов, листовок, ролл-апов, для оформления сайта и приглашений.

Обеспечение

Решите, когда, где и сколько времени будет проходить конференция. Выясните, как до выбранного места можно добраться, сделайте инструкцию для спикеров и посетителей.

Договоритесь о доставке еды и напитков. Заранее обсудите с выбранной компанией, какие могут быть накладки во время конференции и как их избежать.

Также узнайте у спикеров, какая техника понадобится для выступлений.

Подробнее о том, как создать яркое мероприятие, вы сможете 22-23 января 2016 на форуме Event LIVE – первом в России форуме для профессионалов ивент индустрии и их заказчиков. Подробнее о программе мероприятия: forum.event-live.ru